Il y a beaucoup de tâches à accomplir quotidiennement dans une entreprise. Certaines d'entre elles sont répétées plusieurs fois dans la journée. La signature de documents administratifs est l'une d'entre elles. Cependant, sachez qu'il existe actuellement un moyen efficace pour faciliter cette tâche.
La signature électronique, un moyen efficace pour faciliter la signature des documents !
En effet, il est de plus en plus tendance aujourd'hui, pour les entreprises, de signer les documents administratifs par la méthode électronique. Il s'agit en effet d'une solution de dématérialisation. Ainsi, vos différents documents internes et externes ne seront plus signés à la main et vous n'aurez plus à les imprimer à chaque fois. Entre autres, la signature électronique nécessite l'utilisation d'une plateforme spécifique pour la signature et le flux de vos fichiers. A cet effet,
Universign vous propose une offre tout inclus et sans engagement. Il faut savoir que la signature électronique a la même valeur qu'une signature manuelle. Vous n'aurez donc pas à vous soucier de son authenticité.
Comment fonctionne exactement la signature électronique et quels sont ses principaux avantages ?
Le fonctionnement de la signature électronique est simple. Il vous suffit de créer les documents à signer et de les envoyer aux signataires via la plateforme dédiée. Les signataires, quant à eux, sont avertis par email même s'ils n'ont pas de compte sur le système. Ils peuvent alors ouvrir les documents, les modifier si nécessaire et les signer ensuite. Ce type de processus réduit les dépenses de l'entreprise, notamment celles liées aux matériels spécifiques. De plus, il assure une accélération du flux de documents tant en interne qu'en externe. Par ailleurs, en optant pour la signature électronique de vos documents administratifs, vous contribuez en partie à la protection de l'environnement car elle réduit la consommation de papier au quotidien.
Quels documents administratifs peuvent être signés électroniquement ?
De manière générale, tous les documents administratifs peuvent actuellement être signés électroniquement, qu'il s'agisse de factures, de contrats de travail, de documents à transmettre aux différentes administrations… En effet, de nombreuses réglementations permettant l'adoption de cette méthode dans le domaine professionnel ont été mises en place il y a quelques années. Toutefois, pour que les documents administratifs soient signés à l'extérieur, il faut s'assurer que le pays du signataire accepte un tel procédé avant de faire quoi que ce soit.
Ainsi, la facilité de signature électronique des documents administratifs contribue à l'amélioration de la productivité de l'entreprise.